eventsurabaya.net Menjadi Media Publikasi yang Efektif

Sebuah acara spesial adalah acara yang difokuskan pada tujuan tertentu seperti terobosan, grand opening atau kesempatan penting lainnya. Acara khusus juga dapat dibuat untuk tujuan yang ditargetkan lain seperti kompetisi; pameran, workshop atau seminar.

Langkah-langkah berikut ini untuk merencanakan kegiatan Anda agar sukses yaitu sebagai berikut:

Mengembangkan strategi untuk sukses

- Pastikan tujuan acara cukup penting, dan memperkirakan waktu dan biaya yang dibutuhkan, mempublikasikan dan mengevaluasi acara tersebut.

- Sasaran yang direncanakan tepat sesuai dengan kegiatan

- Mulai perencanaan setidaknya tiga bulan sebelumnya

- Mengembangkan cara untuk mengevaluasi kesuksesan acara. Tujuan acara yang terukur mungkin termasuk kehadiran peserta, jumlah uang yang diperoleh, dan jumlah sponsor yang dituju

- Bicaralah dengan aktivis yang sudah berpengalaman dalam merencanakan kegiatan

Membuat checklist

Sebuah checklist memberikan panduan langkah demi langkah untuk mengatur dan melaksanakan acara. Lihat sampel di bawah ini.

• Pilih pengurus dan anggota komite perencanaan Anda.
• Mengembangkan rencana induk dan mengatur event date.
• Pilih pengururs untuk subkomite seperti si acara, publikasi dan dokumentasi, keamanan dan perizinan, perlengkapan, dan kesekretariatan.
• Mengorganisir anggota untuk masing-masing komite.
• Menyusun rencana publisitas. Memutuskan kapan / bagaimana media harus dihubungi. Pastikan untuk memperingatkan media.
• Siapkan copy untuk materi program dan dicetak.
• Tahan pertemuan sehari sebelum acara. Bagikan jadwal acara untuk masing-masing anggota komite. Diskusikan tugas. Bagikan identifikasi acara. Menjawab setiap pertanyaan.
• Mengatur beberapa pendaftaran. Bagikan program kepada peserta, sehingga mereka tahu apa yang diharapkan.
• Setelah acara, surat program dicetak dengan huruf yang tepat untuk "orang lain yang signifikan" yang tidak dapat hadir.
• Ingatlah untuk berterima kasih kepada semua orang yang berpartisipasi. Kirim foto jika memungkinkan.
• Melakukan evaluasi
  

Membuat anggaran

Tujuannya adalah untuk menyediakan perencana acara dengan keuangan. Anggaran harus spesifik, dan termasuk peluang pendapatan (sponsor, sumbangan, dan biaya pendaftaran) serta biaya pencetakan, izin, asuransi, speaker, persediaan makanan, keamanan.

Pertimbangkan logistik

Dengan banyak kegiatan berjalan secara bersamaan, ada banyak rincian untuk diperiksa. Mempertimbangkan dan merencanakan beberapa hal meliputi: ukuran ruang atau bangunan yang digunakan, dukungan utilitas yang diperlukan, setup koordinasi, pembersihan, rencana darurat (meja dan kursi, toilet portabel, parkir) transportasi, dan pelayanan publik.

Rencana publisitas

Mempromosikan acara membutuhkan pemikiran kreatif seimbang dengan kepraktisan.

Apakah Anda mencoba untuk menginformasikan, mendidik atau menghibur?

Meningkatkan kesadaran atau kehadiran acara tersebut?

Membangun dukungan dasar dari peserta yang spesifik?

Mengfasilitasi hubungan peserta yang baik?

Kirim semua yang tersedia ke media termasuk buletin sekolah, peraturan kegiatan, register, dan lainnya. Buatlah daftar rinci dengan nama-nama siapa yang harus dihubungi dan kapan.

Namun media apa yang mudah dibaca maupun dilihat secara cepat oleh masyarakat?

Solusinya adalah bekerja sama dengan media online, karena media online sangat cepat, tepat dan praktis dalam menginformasikan ke publik. Persiapkan semua berkas yang perlu untuk dipublikasikan ke publik kepada media online. Kemudian media online apa yang sudah di kenal banyak orang?

Jawabnya adalah eventsurabaya.net, media ini menginformasikan berbagai pameran, workshop, seminar, kompetisi, dan yang lainnya. eventsurabaya.net telah dikenal oleh publik khususnya masyarakat Surabaya. Sehingga apabila kegiatan Anda dipublikasikan melalui eventsurabaya.net, maka dalam sekejap kegiatan Anda mulai diketahui oleh umum. Untuk mengetahui lebih lanjut kunjungi eventsurabaya.net.

Evaluasi acara

Luangkan waktu untuk mengevaluasi yang tepat setelah acara. Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk memberikan kuesioner bagi peserta untuk mengisi. Beberapa kriteria evaluatif umum termasuk:

Apakah acara tersebut memenuhi maksud dan tujuan? Mengapa?

Apa item yang hilang pada checklist?

Apakah acara tersebut juga dihadiri?

Apakah umpan balik informal dan formal tentang acara?

Yang terakhir adalah, penting untuk merayakan keberhasilan Anda dan terima kasih kepada semua orang yang berkontribusi.

>>>>Baca juga artikel ini